Contrato Una vez aprobado el intercambio de jóvenes, se firma un acuerdo financiero (contrato) con el beneficiario, que regulará el uso de los fondos comunitarios. Los grupos de envío y de acogida se comprometen a cumplir sus obligaciones contractuales. Deberán llevar a cabo el proyecto de acuerdo con lo expuesto en su solicitud. El grupo de acogida y el grupo de envío comparten la responsabilidad de realizar el proyecto de acuerdo con las especificaciones expuestas en la solicitud y de efectuar la evaluación y el seguimiento del mismo. El grupo de envío es responsable de justificar los gastos de desplazamiento y, junto con el grupo de acogida, de preparar a los participantes y de planificar el proyecto.

La Comisión Europea o la agencia nacional pueden controlar, mediante visitas sobre el terreno, el respeto de las obligaciones contractuales. Si a lo largo del proyecto surgen imprevistos que perturben su realización, los socios deberán ponerse inmediatamente en contacto con su agencia nacional o con la Comisión Europea con el fin de adoptar las medidas necesarias. Si el proyecto no se lleva a cabo de la forma prevista, la agencia nacional o la Comisión Europea podrán recuperar una parte o la totalidad de la subvención.

Seguros

Tanto el grupo de envío como el de acogida están obligados a suscribir su propio seguro. Éste debe cubrir las contingencias de enfermedad, accidente, fallecimiento e incapacidad permanente, así como la repatriación en caso de enfermedad grave o accidente. El seguro deberá cubrir también la responsabilidad civil y la pérdida de los documentos de identidad y de viaje. Este seguro deberá ser complementario a la cobertura de los regímenes de seguridad social nacional, si los jóvenes están protegidos por estos en virtud de un formulario E 111 o similar.

Se recomienda a los grupos de envío y de acogida —especialmente a las organizaciones de envío que gestionan actividades de movilidad en el contexto de la cooperación con terceros países— que utilicen el seguro contratado por la Comisión Europea. No obstante, también podrán tratar con otras compañías de seguros, a condición de que la calidad de la cobertura sea la misma.

En las agencias nacionales o en los coordinadores nacionales puede obtenerse información adicional relativa al seguro que recomienda la Comisión Europea.